省力化・省人化・DXをしたい
省力化・省人化・DXが
企業に必要な理由
1.労働生産性の向上
2021年の日本の国民1人当たりの国内総生産(GDP)は、左側の図の通り、43,595ドル（438万円）で、OECD(経済協力開発機構)加盟38ヵ国中24位と、米国の6割強に相当します。
また、日本の1人あたりの労働生産性は、右側の図の通り、81,510ドル（818万円）で、OECD加盟38ヵ国中29位と非常に低い順位となっています。
2.日本の人口推移
下記の表によると、日本の人口は2050年には9,515万人となり、ピークの2004年から約3,300万人（約25.5%）減少となります。
人口減少により、企業は働き手の確保が困難になり、慢性的な人手不足に陥る可能性が高くなっています。
3.人件費と物価の上昇
企業は自社の存続を検討するにあたって、様々な環境要因から労働生産性の上昇によるコスト削減が求められています。
今後、日本の人口は減少を続け、人材が容易に確保できる時代ではなく、1人当たりの生産性を高める時代に変化しています。
そのため、デジタル技術を用いた自動化やロボット化によって省人化を図り、人の労働力を削減することでコストを抑えたり、現従業員のリスキリング（働き方の変化によって今後新たに発生する業務で役立つスキルや知識の習得を目的に、勉強してもらう取り組み）による、 生産性の向上が求められています。
省力化・省人化・DXとは
労働生産性向上や労働力削減の手法として、省力化・省人化・DXが挙げられますが、それぞれの違いについて触れたいと思います。
1.省力化とは
省力化は、作業の効率化や負担軽減を目的とした取り組みです。
タスクやプロセスを自動化することによって、人間の手間や労力を軽減することを目指します。
自動化技術やシステムを活用して、重複作業や繰り返しの多いタスクを自動化し、生産性の向上やエラーの軽減を実現します。
2.省人化とは
省人化は、業務の無駄な工程を削減し、人員を減少することを目的とした取り組みです。
組織が人手不足の解消や生産性の向上を図るために、人員の削減を検討する場合に使用される概念です。
例えば、食品工場では機械の導入より、検査工程の省人化を図る事例があります。
ただし、省人化はコスト削減や効率化を追求する一方で、従業員の雇用に影響を与える可能性があるため、倫理的な問題や社会的な影響を考慮する必要があります。
3.DX（Digital Transformation、デジタルトランスフォーメーション）とは
DX（Digital Transformation、デジタルトランスフォーメーション）は、デジタル技術やデジタルプロセスを用いて、組織のビジネスモデルや業務プロセスを変革することを目指す取り組みです。
デジタルテクノロジーの活用により、従来のアナログな手法やプロセスを効率化・改善し、新たな価値や競争力を生み出します。
DXは、組織全体の文化やビジネスモデルの変革を伴う総合的な取り組みであり、省力化や省人化もその一部として含まれる場合があります。
4.省力化、省人化、DXの違い
「省力化は作業の自動化や効率化を目指す取り組み」
「省人化は人員の削減を目指す取り組み」
「DXはデジタル技術の活用によるビジネスの変革を目指す総合的な取り組み」です。
省力化や省人化はDXの一環として行われる場合がありますが、DXはより包括的なアプローチであり、組織全体の変革を促進します。
省力化・省人化・DXのメリット
1.コスト削減
人的な手間や時間を減らすことよって、人件費や教育コストの削減に繋がります。
さらに、業務の省人化により新しい人材を採用する必要もなくなり、人手不足の解消や採用コストの削減にもなります。
2.時間の節約
時間のかかる手作業を自動化することで、重要な業務や本来力を入れたい業務により多くの時間を費やすことができます。
その結果、企業には事業や業績拡大のチャンス、従業員にはモチベーション・満足度の向上など、企業・従業員双方にメリットが発生します。
3.エラーの軽減
人間の手作業は人的ミスの発生がつきものですが、自動化されたプロセスはより正確で一貫性があります。
省力化によって、人的ミスの発生リスクが軽減され、品質の向上も期待できます。
4.生産性の向上
自動化や効率化によって、手間のかかる仕事や単純かつ繰り返しの多い業務から解放されます。
従業員はより多くの仕事を短時間でこなすことができ、生産性を向上させることが可能です。
省人化・省人化・DXの注意点
1.省力化するプロセスやタスクの明確化
省力化を実施する前に、業務のプロセスやタスクの「どの部分」を自動化や効率化の対象とするか明確にする必要があります。
明確化しないと、最終的な目標と違う方向に進んでしまう恐れがあるため、業務フローの中で自動化や効率化する対象を決定して下さい。
2.従業員の人材育成と関与
新しいシステムやツールの導入に伴って、従業員に適切なトレーニングやサポートを提供する必要があります。
また、従業員のフィードバックや関与を促すことで、受け入れやすい環境を作ることが重要です。そのためには、伴走できる専門人材が必要となります。
3.セキュリティとプライバシーの保護
省力化に伴って、データや情報の処理が自動化される場合、セキュリティとプライバシーの保護を十分に考慮する必要があります。
適切なセキュリティ対策やデータ管理の手順を確立し、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えることが重要です。
4.柔軟性と拡張性の確保
技術やビジネスの環境は変化するものです。省力化の取り組みは、将来のニーズや変化に対応できる柔軟性と拡張性を持つべきです。
システムやプロセスの設計において、変更や追加が容易に行える構造を自社内部の担当者が作れることが重要です。
自社内部の担当者が作れるようになっているか、マニュアル整備はされているか確認しましょう。
省力化・省人化・DX
を成功させるポイント
1.目標の設定
省力化の具体的な目標を設定しましょう。
業務フローの中でどの部分を改善するのか、どの程度の効率向上やコスト削減を目指すのかを明確にし、それに向けた戦略やアクションプランを策定します。
2.チームの協力と関与
省力化の成功には、組織内のチームや関係者の協力と関与が重要です。
関連部署や従業員とのコミュニケーションを図り、アイデアやフィードバックを共有し合いましょう。
チームのサポートと協力を得ることで、成功への道が開けます。
3.適切な技術やツールの選択
省力化には、適切な技術やツールの選択が欠かせません。
現在の業務プロセスや課題に対して最適な自動化ツールやソフトウェアを検討しましょう。
市場調査やデモを通じて、最適なソリューションを見つけることが重要です。
4.プロトタイプや試験導入の実施
全面的な導入前に、プロトタイプや試験導入を実施して効果や問題点を評価しましょう。
小規模範囲でのテストや評価を通じて、改善点や修正点を特定し、全体展開に向けた最適化を行います。
5.継続的な改善と評価
省力化は一度導入したら終わりではありません。継続的な改善と評価が必要です。
定期的にプロセスや結果を評価し、課題や改善の余地を特定します。
フィードバックを収集し、適宜調整を行うことで、省力化の効果を最大化できます。
省力化・省人化・DXの
弊社の実例
事例1.資料の回覧を自動化！時間短縮とストレス解放
課題
郵便やFAXで、書籍購入や研修の案内等が届いた際、資料をスキャンしてPDFファイルにし、社内にメールで回覧しています。
一回の作業は5分程度ですが、資料が届く度に作業を行うと手間がかかり、つい資料をため込んでしまいます。
解決策
RPA（PowerAutomate）を使用することで、ファイルの追加をきっかけにしてRPAが起動し、保存先フォルダのリンクを記載した回覧メールを自動で送付してくれます。
これにより、人の作業が資料のPDFスキャンと特定のフォルダに資料を保存するだけになります。
効果
作業時間が約5分→2分（/1回）に時短することができただけではく、煩雑な業務のストレスからも解放されました。
事例2.会議の議題と招集を自動化！議題の事前共有で会議生産性もアップ
課題
毎週月曜日に定例会議を行っていますが、会議前に参加者に議題を確認して目的を明確化し、参加者全員に議題と目的を共有したいです。
また、議題が無い場合は、その日の会議中止の連絡を自動で行いたいです。
解決策
毎週火曜日にRPAが起動し、メールやTeamsのチャットで議事録のExcelに議題の記入依頼を会議参加者に送ります。
議題記入の締切日が来ると、RPAが議事録を確認し、議題が記入されているかどうかを判断します。
議題が記入されている場合はWeb会議URLと議題を、議題の記入がない場合は会議の中止案内を送ります。
効果
会議参加者に議題を確認し、会議の開催有無を連絡する業務を、約15分→0分（/1回）に時短できました。
また、事前に議題を共有できるようになったことで、会議時間の短縮にも繋がりました。
事例3.Web請求書のダウンロードを自動化！経理担当者が本来業務に専念
課題
毎経理担当者が毎月1回、各サイトからWeb請求書をダウンロードしています。
専用サイトにログインし、請求書をダウンロードするだけの単純作業ですが、サイトごとにログインとダウンロードを繰り返し、手間がかかっています。
解決策
RPAが毎月1回、IDとパスワードを自動で入力してログインし、Web請求書をダウンロード・該当のフォルダへ保存します。
効果
専用ページのログインとWeb請求書の保存で1件あたり、約5分→0秒（/1回）に時短することができました。
RPAを活用することで手間が減り、他の経理業務に専念できるようになりました。
上記以外にも、RPAを活用した事例や制作ノウハウ、Teamsの便利機能など、WebスキルやDX推進のヒントになる情報を定期的にご案内しております。
ぜひ、こちらからご覧ください。
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